Regulament privind auditul de calitate in domeniul serviciilor contabile

Capitolul 1 – Introducere

Art. 1 Auditul de calitate asupra serviciilor contabile prestate de membrii Corpului are la baza urmatoarele temeiuri normative:
(1) Standardele internationale emise de IFAC
– Standardul international de control al calitatii (ISQC) nr. 1;
– Declaratia Internationala de Practica Profesionala (IPPS) nr. 1 intitulata „Asigurarea calitatii serviciilor profesionale”;
– Declaratia privind îndeplinirea obligatiilor de membru (SMO) nr. 1 aprobata de Consiliul IFAC în noiembrie 2004.
(2) Recomandarea CEE din 15 noiembrie 2000 (nr. 2001/256/CE) privind exigentele minime în materie de controlul de calitate al serviciilor profesionale.
Metodologia CEE prevede doua abordari ale controlului de calitate:
– controlul prin persoane angajate de organismul profesional, de alta autoritate sau entitate;
– controlul prin membrii activi cu pregatire corespunzatoare.
(3) Ordonanta Guvernului nr. 65/1994, aprobata si modificata prin Legea nr. 42/1995, cu modificarile si completarile ulterioare:
– art. 19: „Corpul Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati are urmatoarele atributii:
(…)
c) asigura buna desfasurare a activitatii expertilor contabili si a contabililor autorizati.”
(…)
(4) Regulamentul de organizare si functionare a Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din România, aprobat prin Hotarârea Conferintei Nationale a expertilor contabili si contabililor autorizati nr. 1/1995, publicata în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 276 din 27 noiembrie 1995, modificat si completat prin Hotarârea Conferintei Nationale a expertilor contabili si contabililor autorizati nr. 99/44 publicata în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 450/12 septembrie 2000, republicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 153/28 martie 2001, cu modificarile si completarile ulterioare .
– pct. 65: „Consiliul filialei are urmatoarele atributii:
a) supravegheaza modul de exercitare a profesiilor de expert contabil si de contabil autorizat în raza de activitate a filialei”;
– pct. 115: „Adunarea generala are urmatoarele atributii:
c) ia cunostinta de raportul consiliului filialei privind rezultatul analizei activitatii profesionale a expertilor individuali si a societatilor comerciale controlate, în vederea asigurarii bunei exercitari a profesiei de expert contabil si de contabil autorizat pe teritoriul filialei.”
– pct. 124: „Sunt abateri disciplinare urmatoarele fapte:
j) refuzul de a pune la dispozitie organelor de control ale Corpului documentele privind activitatea profesionala;”
(5) Codul etic national al profesionistilor contabili aprobat prin Hotarârea Conferintei Nationale a expertilor contabili si contabililor autorizati nr. 02/50 din 22 septembrie 2002, Cap. IV „Calitatea serviciilor”:
– Este nevoie de asigurarea ca toate serviciile obtinute din partea profesionistului contabil sunt executate la standardul cel mai ridicat de performanta.
(6) Normele nationale de audit, aprobate prin Hotarârea Consiliului Superior al Corpului nr. 99/24/1999, publicate în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 75 bis, din 23 februarie 1999;
– Norma de audit nr. 22 „Controlul de calitate într-o misiune de audit” – pct. 4: „Societatea de expertiza contabila trebuie sa defineasca si sa puna în lucru politici si proceduri de control de calitate.”
Art. 2 În cuprinsul Regulamentului, termenii de mai jos au urmatoarea semnificatie :
a) Expresia audit de calitate desemneaza un ansamblu de masuri luate de Corpul Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din România vizând analiza modalitatilor de organizare si functionare a unui cabinet si aprecierea modului de aplicare în cadrul acestuia a normelor profesionale emise de Corp.
Auditul de calitate se exercita asupra cabinetului si fiecarui profesionist contabil înscris în Tabloul Corpului. El se exercita atât la sediul principal al cabinetului, cât si la sediile birourilor secundare, înscrise sau neînscrise în Tabloul Corpului.
Auditul de calitate are drept scop asigurarea respectarii de catre toti membrii Corpului a normelor profesionale stabilite de Corp pentru fiecare activitate, serviciu contabil sau categorie de lucrari efectuate de acestia.
b) Expresia cabinet desemneaza fie un cabinet individual condus de un expert contabil sau de un contabil autorizat, membru al Corpului, fie o societate de expertiza contabila si/sau de contabilitate, recunoscuta de Corp.
c) Prin audit de calitate la un cabinet cu birouri secundare instalate pe teritoriul mai multor filiale ale Corpului se întelege auditul efectuat atât la sediul cabinetului, cât si la sediile biroului sau ale birourilor sale secundare.
d) Auditorii de calitate sunt experti contabili cu experienta formati si instruiti de Corp în domeniul auditului de calitate al serviciilor contabile.

Capitolul 2 – Obiective, principii si metodologia auditului

Cap. 2 – Obiective, principii si metodologia auditului în domeniul calitatii serviciilor contabile
Art. 3 Auditul de calitate în domeniul serviciilor contabile raspunde urmatoarelor obiective:
– oferirea catre public a unei bune perceptii despre calitatea serviciilor prestate, armonizarea comportamentelor profesionale ale membrilor;
– contribuirea la buna organizare a cabinetelor si la perfectionarea metodelor de lucru;
– aprecierea modului de aplicare a regulilor si normelor profesionale;
– dezvoltarea solidaritatii în rândul profesiei, prin favorizarea contactelor dintre colegi, apropierea si respectul profesionistilor fata de organismele Corpului.
Art. 4 Auditul de calitate se întemeiaza pe cinci principii fundamentale:
– universalitate: auditul se aplica tuturor cabinetelor definite ca atare si tuturor serviciilor profesionale realizate de acestea: contabilitate, audit, consultanta expertiza, etc.;
– confidentialitate: nici o informatie privind un cabinet sau un membru al acestuia, nu poate fi adusa la cunostinta tertilor;
– adaptarea auditului: este corespunzator naturii misiunilor exercitate si marimii cabinetului;
– colegialitate: auditul este efectuat, de catre expertii contabili membrii ai Corpului, anume formati si instruiti care au calitatea de angajati ai Corpului;
– armonizarea: pe cât posibil, cabinetele care executa activitati reglementate de mai multe organisme profesionale pot face obiectul unui audit cu obiective stabilite de comun acord cu aceste organisme.
Art. 5 Auditul de calitate cuprinde:
– cunoasterea modului de organizare a cabinetului, a sistemelor si procedurilor în vigoare în cadrul acestuia (auditul structural);
– aprecierea modului în care sunt aplicate normele profesionale, examinându-se prin sondaj dosarele de lucru corespunzatoare misiunilor selectionate pentru audit (audit tehnic);
– respectarea normelor cu privire la formarea si dezvoltarea profesionala continua si îndeplinirea obligatiilor de membru (audit de conformitate).
Art. 6 Auditul de calitate are drept referinta regulile si normele profesionale în vigoare în momentul exercitarii misiunilor si uzantele profesionale.
Art. 7 Prezentul regulament se refera atât la misiunile normalizate de Corp, cât si la misiunile cerute de anumite reglementari în vigoare.

Capitolul 3 – Organizarea auditului de calitate

Art. 8 Departamentul pentru urmarirea aplicarii normelor profesionale si auditului de calitate (DUANPAC) are urmatoarele atributii:
a) elaboreaza programul anual al auditului de calitate în domeniul serviciilor contabile cuprinzând listele cabinetelor prevazute a fi auditate pe baza propunerilor formulate de filiale;
b) urmareste realizarea programului privind auditul de calitate în domeniul serviciilor contabile pe baza graficelor de esalonare lunara a cabinetelor transmise de filiale;
c) pregateste si adapteaza la conditiile conjuncturale metodologia auditului de calitate în domeniul serviciilor contabile;
d) analizeaza cazurile de recuzare a auditorilor de calitate si face propunerile care se impun;
e) propune angajarea auditorilor de calitate, analizeaza si controleaza activitatea acestora si propune masurile de sanctionare dupa caz;
f) formuleaza concluziile si recomandarile catre filiale rezultate în urma sintezei auditarilor efectuate la cabinete;
g) gestioneaza certificatele de atestare a auditului de calitate în domeniul serviciilor contabile si prezinta propunerile de emitere a acestora cabinetelor auditate;
h) în cazul unor încalcari a reglementarilor privind exercitarea profesiei, a Codului etic national, precum si a normelor profesionale emise de Corp sesizeaza comisiile de disciplina de pe lânga filiale sau Comisia Superioara de Disciplina, dupa caz;
i) rezolva problemele ivite în activitatea auditului de calitate ca urmare a investigatiilor proprii sau sesizarilor primite de la terte persoane în domeniul serviciilor contabile;
j) elaboreaza sinteza anuala a auditului de calitate si o prezinta presedintelui Consiliului Superior al Corpului;
k) asigura instruirea auditorilor de calitate, organizarea de mese rotunde si întâlniri de lucru în domeniul auditului de calitate al serviciilor contabile;
l) elaboreaza bugetul anual de costuri (retributii, chetuieli de transport si cazare) privind auditul de calitate pe care le prezinta spre aprobare Consiliului Superior al Corpului.
Art. 9 Auditorii de calitate sunt angajati cu contract de munca facând parte din structura Departamentului pentru urmarirea aplicarii normelor profesionale si auditului de calitate.
Art. 10 Activitatea de audit asupra calitatii serviciilor contabile poate fi realizata si prin externalizare pe baza de contracte de prestari servicii încheiate de DUANPAC cu persoane fizice si juridice membre ale Corpului, în conditii ce sunt aprobate de Biroul Permanent al Consiliului Superior .
Art. 11 Auditorii de calitate au urmatoarele drepturi:
a) sa-si exercite misiunea de audit de calitate, în mod personal, la cabinetele prevazute în programul auditului de calitate;
b) sa-si organizeze misiunea si sa îsi determine întinderea investigatiilor în timpul prevazut în Regulament;
c) sa efectueze vizite la cabinete pentru efectuarea auditului de calitate, având în vedere metodologia de analiza structurala, tehnica si de conformitate;
d) sa primeasca normele, ghidurile profesionale si reglementarile Corpului si sa beneficieze de instruirile profesionale organizate de Corp;
e) sa i se ramburseze cheltuielile efectuate pentru deplasari în vederea exercitarii atributiilor.
Art. 12 Auditorii de calitate au urmatoarele obligatii:
a) sa asigure îndeplinirea misiunii auditului de calitate la cabinetele cuprinse în graficele de esalonare lunara a Programului auditului de calitate în domeniul serviciilor contabile;
b) sa efectueze auditul de calitate cu respectarea normelor profesionale si ghidurilor profesionale emise de Corp;
c) sa întocmeasca dosarul de audit de calitate al cabinetului continând raportul, notele de sinteza si anexele prevazute de ghid si sa le transmita la DUANPAC;
d) în cazul unor încalcari a reglementarilor privind exercitarea profesiei, a Codului etic national, precum si a normelor profesionale emise de Corp sesizeaza comisiile de disciplina de pe lânga filiale;
e) analizeaza problemele ivite în activitatea auditului de calitate ca urmare a investigatiilor proprii sau sesizarilor primite de la terte persoane în domeniul serviciilor contabile si prezinta propuneri catre DUANPAC;
f) sa faca propuneri pentru adaptarea la conditiile conjuncturale a metodologiei auditului de calitate în domeniul serviciilor contabile.
Art. 13 Auditorii de calitate au dreptul si în acelasi timp obligatia sa refuze o misiune de audit de calitate în situatiile în care independenta ar fi periclitata.

Capitolul 4 – Derularea auditului de calitate

Art. 14 Pâna la data de 31 ianuarie a fiecarui an, filiala transmite fiecarui membru al Corpului formularul „Raport anual privind auditul de calitate” (model anexat); fiecare membru al Corpului are obligatia de a completa „Raportul anual privind auditul de calitate” si de a îl depune la filiala de care apartine pâna la 31 martie. Pâna la 20 aprilie a fiecarui an directorii executivi ai filialelor transmit DUANPAC:
– rapoartele anuale privind auditul de calitate, completate de toti membrii din raza de activitate;
– o lista cuprinzând cabinetele pe care filiala apreciaza ca ar trebui auditate în anul urmator, cu precizarea cabinetelor care au cerut voluntar sa beneficieze de un audit de calitate.
Art. 15 DUANPAC elaboreaza programul de audit al calitatii pentru anul urmator, care se supune aprobarii pâna la 31 mai a fiecarui an cu indicarea modalitatii de realizare a auditului calitatii: prin controlul pe baza de declaratii, prin control în teren sau mixt.
Art. 16 Pâna la 30 iunie al fiecarui an DUANPAC trimite fiecarei filiale Programul de audit al calitatii pentru anul viitor.
Art. 17 Etapele realizarii auditului de calitate sunt urmatoarele:
a) Pregatire. Timpul necesar pentru audit este în functie de importanta cabinetului si se stabileste numai dupa completarea si analiza chestionarului de ancheta.
Cabinetul ales pentru auditul de calitate este informat prin scrisoare, cu cel putin 60 zile înainte de data fixata pentru începerea auditului. Scrisoarea este însotita de un chestionar care cuprinde un ansamblu de informatii referitoare, pe de o parte, la organizarea generala a cabinetului, la misiunile pe care acesta le deruleaza, iar pe de alta parte la respectarea obligatiilor de membru.
Chestionarul completat trebuie retrimis filialei, în termen de 30 zile de la data primirii lui. O data cu returnarea chestionarului, cabinetul poate cere sa beneficieze de dispozitiile prezentului regulament referitoare la recuzarea auditorului, caz în care auditul va fi realizat prin auditori din afara razei de activitate a filialei, prin grija DUANPAC.
b) Modalitati de audit. Fiecare misiune de audit de calitate cuprinde trei faze complementare: audit structural, audit tehnic si audit de conformitate. Auditul de calitate se efectueaza conform Ghidului aprobat de Consiliul Superior al Corpului.
– Auditul structural consta într-un diagnostic de organizare a cabinetului în scopul aprecierii daca modul de organizare asigura îndeplinirea de misiuni conform normelor, regulilor si uzantelor profesionale, emise sau recunoscute de Corp, scotând în relief atât aspectele pozitive, cât si lipsurile în ceea ce priveste metodele si procedurile existente în cabinet.
– Auditul tehnic consta în revederea unui numar de dosare de lucru si permite aprecierea calitatii metodelor efectiv puse în lucru de cabinet. Alegerea dosarelor se face pe baza concluziilor si informatiilor rezultate din auditul structural. Auditul tehnic se face prin referire la normele si regulile în vigoare, precum si la uzantele profesionale.
– Auditul de conformitate consta în verificarea modului în care cabinetul îsi îndeplineste obligatiile de membru cu privire la formarea si dezvoltarea profesionala, depunerea declaratiilor anuale, plata obligatiilor financiare.
c) Raportare
– La sfârsitul unei misiuni de audit de calitate, auditorii întocmesc o nota de sinteza care se trimite cabinetului auditat. Cabinetul dispune de un termen de 30 zile pentru a prezenta, în scris, auditorilor observatiile sale.
– Raportul de audit este întocmit de auditori si are ca anexe nota de sinteza si eventualele observatii ale cabinetului. Raportul scoate în evidenta lipsurile descoperite în cursul auditului efectuat si abaterile grave si repetate de la reglementarile profesionale. Raportul trebuie sa cuprinda si recomandari sau alte masuri de remediere a deficientelor.
– Raportul, anexele si dosarul de audit sunt trimise DUANPAC, în termen de 15 zile de la expirarea perioadei în care cabinetul avea posibilitatea sa depuna observatii.
– Dupa verificarea raportului de audit si a notei de sinteza, DUANPAC formuleaza recomandari catre filiala, iar dupa aprobarea acestora, trimite presedintelui consiliului filialei dosarul privind auditul efectuat. Presedintele consiliului filialei decide în legatura cu modul de valorificare si comunicare a rezultatelor auditului de calitate, dupa cum urmeaza:
poate trimite cabinetului auditat o scrisoare de concluzii fara? observatii;
poate trimite cabinetului auditat o scrisoare de concluzii cu? simple observatii, anexând eventual o convocare la biroul presedintelui;
? poate trimite cabinetului auditat o scrisoare de concluzii cu observatii, însotita de o decizie de organizare a unui nou audit dupa un an, pentru a se asigura ca s-a tinut seama de observatiile facute.
– Dosarul de audit, concluziile presedintelui filialei si raportul auditorului sunt pastrate la dosarul cabinetului respectiv existent la filiala, pâna la data la care cabinetul va face obiectul unui nou audit de calitate.
– În cazul unor repetari ale abaterilor constatate, presedintele consiliului filialei va sesiza comisia de disciplina a filialei Corpului.
Art. 18 Auditul de calitate asupra lucrarilor de expertiza contabila se realizeaza cu respectarea procedurilor stabilite prin Normele Corpului nr. 12264/2002.

Capitolul 5 – Drepturile si obligatiile cabinetului

Art. 19 Cabinetul ales pentru un audit de calitate este obligat sa puna la dispozitia auditorilor, la sediul sau social, sau/si al biroului secundar toate piesele si documentele necesare în vederea efectuarii auditului si sa furnizeze orice explicatie utila.
Art. 20 Cabinetul informat despre un audit de calitate are dreptul de a recuza auditorul desemnat. Recuzarea poate fi ceruta în termen de 30 zile de la primirea scrisorii prin care a luat cunostinta despre audit, prin scrisoare adresata presedintelui consiliului filialei. Cererea este trimisa DUANPAC care va lua masurile care se impun.
Art. 21 Un cabinet nu poate fi auditat decât la expirarea unei perioade de 3 ani de la încheierea auditului precedent.
Atunci când presedintele consiliului filialei decide ca un cabinet trebuie supus unei noi auditari, pentru a se asigura ca deficientele din raportul de audit au fost remediate, acest audit nu poate avea loc decât la expirarea perioadei de un an.
Art. 22 Durata auditului de calitate, în teren, se stabileste în functie de marimea cabinetului auditat, dar nu poate fi mai mare de 20 ore/auditor.

Capitolul 6 – Auditarea cabinetelor instalate in mai multe filiale

Art. 23 Auditul de calitate la cabinetele instalate în mai multe filiale se caracterizeaza prin separarea auditului structural si a celui de conformitate, care se desfasoara la sediul cabinetului, de auditul tehnic, realizat la nivelul birourilor secundare, pornindu-se de la sinteza auditului structural.

Capitolul 7 – Finantarea

Art. 24 Costurile auditului de calitate sunt cuprinse în bugetul aparatului central al Corpului. DUANPAC elaboreaza bugetul anual de costuri (retributii, cheltuieli de transport si cazare) care este supus spre aprobare Consiliului Superior al Corpului în vederea înglobarii lui distincte, în bugetul anual al Corpului.

Cap. 8 – Informarea Conferintei Nationale

Art. 25 DUANPAC elaboreaza sinteza anuala a auditului de calitate si o prezinta presedintelui Consiliului Superior al Corpului. Dupa însusirea acesteia de catre Consiliul Superior al Corpului, sinteza este încorporata în raportul anual destinat dezbaterii si aprobarii de catre Conferinta Nationala ordinara.